Ja dat is een verplichting.

Sinds 1-1-2013 hoeft u geen jaarlijkse inschrijvingskosten voor de KvK te betalen.

Alle besloten vennootschappen, naamloze vennootschappen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen moeten ieder boekjaar een financieel verslag deponeren bij de Kamer van Koophandel. Deze publicatieplicht is vastgelegd in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het moet ervoor zorgen dat de financiële informatie beschikbaar is voor iedereen die daarin geïnteresseerd is.
De volgende organisaties moeten hun jaarrekeningen deponeren

• besloten vennootschap (ook zonder activiteiten);
• naamloze vennootschap (ook zonder activiteiten);
• coöperatie;
• onderlinge waarborgmaatschappij;
• banken;
• vennootschap onder firma, commanditaire vennootschap, wanneer alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn;
• buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland;
• formele buitenlandse vennootschap;
• vereniging en stichting met ondernemingsactiviteiten en een netto-omzet van ten minste €4,4 miljoen in twee opeenvolgende boekjaren (€3,65 miljoen voor boekjaren tot en met 2005).

Alle bv's en nv's zijn verplicht hun (vastgestelde) jaarrekening elk jaar te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Voor bv´s en nv´s met een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar, gelden de volgende termijnen:

• Het bestuur moet de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opmaken en ter vaststelling overleggen aan de aandeelhouders. Op grond van bijzondere omstandigheden, kunnen de aandeelhouders het bestuur hiervoor uitstel verlenen. Het maximale uitstel is zes maanden.
• De aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Normaal gesproken is dit dus uiterlijk per 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit uiterlijk per 31 januari van het volgende jaar.
• De vastgestelde jaarrekening moet binnen acht dagen na de vaststelling worden gedeponeerd bij de KvK.

Als de jaarrekening (nog) niet is goedgekeurd door de aandeelhouders, dan moet de directie de opgemaakte jaarrekening uiterlijk zeven maanden (en bij maximale verlenging dertien maanden) na balansdatum deponeren bij de KvK.

Uitstel melden
Er is geen wettelijke verplichting om een door de aandeelhouders goedgekeurde verlenging van de termijn voor het opmaken van de jaarrekening te melden aan de KvK.

Sancties
Als de jaarrekening niet (op tijd) wordt gedeponeerd, kan de Belastingdienst een boete opleggen. Als er geen jaarrekening is gedeponeerd, kan de bestuurder van de BV bij een faillissement persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.

Als u bent ingeschreven in het Handelsregister, krijgt u elk jaar een gratis elektronisch gewaarmerkt uittreksel. Dit kan een uittreksel van uw eigen bedrijf dus ook een Stamrecht B.V.of organisatie zijn, maar u mag ook een uittreksel van uw zakenpartner of concurrent bestellen.

Toegangscode nodig

Om het gratis uittreksel te bestellen, heeft u een toegangscode nodig. Deze moet gekoppeld zijn aan het KvK-nummer van uw bedrijf.

Een elektronisch gewaarmerkt uittreksel is juridisch gelijk aan een papieren uittreksel. Er staan ook dezelfde gegevens in, maar nog niet alle organisaties en bedrijven accepteren het elektronisch uittreksel. Controleer dit vooraf.

Als u een elektronisch gewaarmerkt uittreksel uitprint, is dit niet geldig omdat de electronische handtekening ontbreekt.

Controleren gewaarmerkt uittreksel

Om te controleren of een elektronisch uittreksel gewaarmerkt is, heeft u de gratis insteekmodule (plug-in) nodig die u kunt downloaden. Deze module is niet te gebruiken bij Safari en Firefox.

Een gewaarmerkt uittreksel biedt zekerheid dat het uittreksel afkomstig is uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het is dan ook een officieel bewijs van inschrijving. Sommige instanties vragen daarom om een gewaarmerkt uittreksel.

Het digitaal gewaarmerkt en het papier gewaarmerkt uittreksel zijn officieel te gebruiken. Helaas hebben nog niet alle instanties het digitaal gewaarmerkt uittreksel in hun processen geïntegreerd. Informeer daarom eerst of de ontvangende organisatie een digitaal gewaarmerkt uittreksel accepteert. De geprinte versie van een digitaal gewaarmerkt uittreksel kunt u niet gebruiken.

Een uittreksel toont de gegevens van een bedrijf op het moment van opvragen. Als er daarna wijzigingen optreden, zijn de gegevens op het uittreksel dus niet meer actueel. In de praktijk vragen de meeste bedrijven dan ook om een uittreksel dat niet ouder is dan 1 maand.

Privé-adressen van functionarissen van rechtspersonen zijn alleen beschikbaar voor medewerkers van bestuursorganen, advocaten, deurwaarders en notarissen.

Voor de registratie van functionarissen van publiekrechtelijke rechtspersonen gelden andere regels dan voor functionarissen van privaatrechtelijke rechtspersonen:

• Bestuurders en toezichthouders worden alleen ingeschreven als de publiekrechtelijke rechtspersoon een onderneming drijft.
• Bij een publiekrechtelijke rechtspersoon met veel gevolmachtigden (bijvoorbeeld een ziekenhuis)

Ja u kunt dit aangeven bij de kamer van koophandel